En matière de traitement de texte, Microsoft Word est la référence. Faisant partie de la suite de productivité Microsoft Office, plus d’un milliard d’utilisateurs d’ordinateurs utilisent ce programme chaque jour. Cela représente près d’une personne sur sept sur la planète entière, un chiffre impressionnant et inégalé dans le secteur des technologies.
Même si tant de consommateurs utilisent Microsoft Word, tout le monde ne sait pas comment maximiser les capacités du programme. Word est doté d’une multitude de fonctionnalités qui peuvent faciliter la création de documents, de rapports et de fichiers texte. Et lorsque votre travail quotidien devient plus facile, vous devenez plus productif et plus efficace, ce qui devrait être l’objectif ultime de tout logiciel.
Vous trouverez ci-dessous 10 de nos raccourcis, conseils, astuces et gains de temps préférés pour optimiser votre utilisation de Microsoft Word. (La plupart de ces suggestions fonctionnent avec toutes les versions de Word, mais certaines sont exclusives aux versions plus récentes comme Word 2013, 2016 ou 2016 pour Mac).
Pour appel Words est une solution logiciel nécessitant un ordinateur et un écran (ou une télévision dans ce cas vous pouvez vous orienter vers un écran 4K, vous pouvez consulter cet article)
1. Copier, coller et couper avec des raccourcis clavier.
Demandez à tous ceux qui connaissent ces raccourcis – Ctrl + C pour copier, Ctrl + V pour coller et Ctrl + X pour couper – et ils vous diront qu’ils vous feront gagner du temps. Maîtrisez d’abord ces trois commandes de base et vous vous retrouverez en train de créer des documents à une vitesse surprenante.
2. Effectuez rapidement un zoom avant ou arrière pour éviter de fatiguer vos yeux.
Certaines personnes aiment travailler dans une fenêtre Word avec un zoom avant de 150 %, tandis que d’autres aiment éliminer le besoin de faire défiler les pages de gauche à droite ou de haut en bas en faisant un zoom arrière de 75 % pour voir un document dans son intégralité. Dans tous les cas, utilisez le bouton Fenêtre > Zoom pour choisir le paramètre qui vous convient le mieux – ou recherchez l’onglet « 100% » avec un curseur en bas à droite du document pour effectuer facilement un zoom avant ou arrière.
3. Supprimez des mots entiers à la fois.
Il s’agit d’une fonction facile que vous ne connaissez peut-être pas : au lieu de picorer lentement le clavier pour supprimer du texte, ou de maintenir la touche Retour arrière enfoncée pour éliminer des mots ou des phrases entières, appuyez sur Ctrl+Retour arrière avec le curseur placé après le mot que vous voulez effacer, un mot à la fois, ce qui rend une tâche fastidieuse beaucoup plus facile.
4. Utilisez la fonction Smart Lookup pour effectuer des recherches sur Internet.
Chaque fois que vous mettez un mot ou une phrase en surbrillance et que vous cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, vous verrez apparaître la fonction « Recherche intelligente », qui sert de raccourci rapide pour naviguer sur le Web – sans avoir à ouvrir une fenêtre de navigateur distincte. De la définition d’un mot à la recherche d’informations, cet outil puissant peut transformer une simple question en une mine de connaissances.
5. Supprimez les mises en forme indésirables.
Vous essayez de transformer un document provenant d’une source externe en quelque chose qui vous convienne ? Un formatage étrange peut vous ralentir, alors au lieu d’essayer de corriger une chose à la fois, appuyez sur Ctrl + Espace ou cliquez sur le bouton Effacer tout le formatage (dans les versions plus récentes, une gomme sur un A dans l’onglet Accueil) pour supprimer le formatage du texte mis en évidence et recommencer avec votre propre style.
6. Dites au programme ce que vous voulez faire exactement.
La plupart des versions récentes de Word comportent un champ pratique « Dites-moi ce que vous voulez faire » en haut de la barre d’outils. Insérez un mot ou une phrase se rapportant à n’importe quelle instruction et le programme peut rapidement identifier la commande que vous recherchez.
7. Utilisez plusieurs clics pour sélectionner des morceaux de texte.
Plutôt que d’utiliser la méthode fastidieuse du glisser-déposer, vous pouvez utiliser votre souris pour sélectionner des morceaux de texte : double-cliquez sur un mot pour le mettre en évidence ou triple-cliquez pour mettre en évidence une phrase ou une section entière.
8. Insérez rapidement des liens dans un document.
À l’instar des commandes copier/coller/couper, le raccourci clavier Ctrl + K, qui permet d’ajouter des liens Web à un document, vous fera gagner beaucoup de temps et deviendra rapidement l’un des outils les plus efficaces de votre kit.
9. Sélectionnez la police par défaut que vous voulez, et non celle que Word veut que vous utilisiez.
Vous n’aimez pas Calibri ou Cambria ? Vous préférez l’Arial au Times New Roman, ou vous aimez le caractère moderne de la Verdana ? L’avantage de Microsoft Word, c’est que vous pouvez choisir la police par défaut. Cette commande diffère selon les versions, mais la méthode la plus fiable consiste à cliquer sur Format > Police, à sélectionner les attributs que vous voulez, puis à cliquer sur Défaut.
10. Trouvez rapidement et facilement le mot que vous voulez.
Au lieu d’utiliser votre souris pour accéder à la commande Rechercher, cliquez sur Ctrl + F pour ouvrir la fenêtre dans les anciennes versions de Word, ou déplacez automatiquement le curseur vers le menu Rechercher dans le document qui apparaît toujours dans la barre d’outils dans les versions plus récentes.
Traduit avec www.DeepL.com/Translator (version gratuite)
