10 meilleurs conseils pour utiliser correctement Excel

30 ans après son arrivée sur le marché, Microsoft Excel reste le logiciel le plus utilisé par les entreprises. Malgré sa large utilisation, toutes les capacités d’Excel sont encore mal comprises. Sur 100 000 travailleurs que nous avons testés au cours des trois dernières années, moins de la moitié savent même ce que fait la mise en forme conditionnelle, une fonction essentielle.

Voici nos les 10 meilleurs conseils pour utiliser correctement Excel.

1. Mise en forme conditionnelle
Donner du sens à notre monde bruyant et riche en données est difficile mais vital. Bien utilisée, la mise en forme conditionnelle fait ressortir les modèles de l’univers, tels qu’ils sont capturés par votre feuille de calcul. C’est la raison pour laquelle les experts et les utilisateurs d’Excel considèrent cette fonctionnalité comme la plus importante. Cela peut être sophistiqué. Mais même les changements de couleur les plus simples peuvent être extrêmement bénéfiques. Supposons que vous ayez des volumes vendus par les commerciaux chaque mois. Trois clics suffisent pour révéler les 10 % de vendeurs les plus performants et déclencher une conversation commerciale importante.

 

2. Tableaux croisés dynamiques
Avec 4 heures de formation, vous pourriez être découragé par l’apprentissage des tableaux croisés dynamiques, mais ne le soyez pas. Utilisez-les pour trier, compter, totaliser ou faire la moyenne des données stockées dans une grande feuille de calcul et affichez-les dans un nouveau tableau, découpé comme vous le souhaitez. C’est là l’essentiel. Si vous souhaitez consulter uniquement les chiffres de vente de certains pays, lignes de produits ou canaux de commercialisation, c’est trivial. Attention : Assurez-vous d’abord que vos données sont propres !

 

3. Collage spécial
Comment et pourquoi utiliser le collage spécial dans ExcelL’extraction (c’est-à-dire la copie) de certaines données d’une cellule et leur collage dans une autre cellule est l’une des activités les plus courantes dans Excel. Mais il y a beaucoup de choses que vous pouvez copier (formatage, valeur, formule, commentaires, etc.) et parfois vous ne copiez pas tout. L’exemple le plus courant est celui où vous voulez perdre le formatage. L’endroit où vont ces données est votre propre feuille de calcul avec votre propre style. Il est ennuyeux et laid d’ajouter un formatage provenant d’ailleurs. Il suffit donc de copier les valeurs et vous n’obtiendrez que le texte, le nombre ou toute autre valeur. Le raccourci après avoir copié la cellule (Ctrl C) est Alt E S V – plus facile à faire qu’il n’y paraît. L’autre élément important est la transposition. Elle permet de retourner les lignes et les colonnes en quelques secondes. Raccourci Alt E S E.

 

4. Ajouter plusieurs lignes
Probablement l’une des activités les plus fréquemment effectuées dans un tableur. Ctrl Shift + est le raccourci, mais en fait, cela prend plus de temps qu’un simple clic droit sur les numéros de ligne à gauche de l’écran Excel. Nous recommandons donc le clic droit. Et si vous voulez en ajouter plusieurs, sélectionnez autant de lignes ou de colonnes que vous souhaitez ajouter, puis faites un clic droit et ajoutez.

 

5. Références absolues
Indispensable ! Le dollar devant la lettre fixe la colonne, le signe dollar devant le chiffre fixe la ligne, F4 permet de basculer entre les quatre combinaisons possibles. Essayez-le avec l’exercice suivant. Tapez horizontalement trois aliments dans les cellules B1, C1, D1 (Olives, Granola, Tomates) et trois couleurs dans les cellules A2, B2, C2 (Vert, Bleu, Jaune). Tapez maintenant dans la cellule B2 ‘=A2& » « &B1’. Félicitations : Olives vertes ! Maintenant – et c’est là l’exercice – ajoutez des signes de dollar de sorte que lorsque vous recopiez la formule, vous obteniez tout en vert. Ou simplement des granolas, mais de différentes couleurs. Expérimentez !

 

6. Optimisation de l’impression
Tout le monde a des problèmes pour imprimer à partir d’Excel. Mais imaginez que ce que vous imprimez corresponde toujours à vos attentes. C’est possible. Mais il y a quelques éléments à prendre en compte : l’aperçu avant impression, l’adaptation à une page, l’ajustement des marges, la sélection de l’impression, l’impression des en-têtes, le mode portrait ou paysage et la conception de la feuille de calcul. Prenez le temps de vous familiariser avec ces éléments. Vous serez amené à effectuer cette tâche de très nombreuses fois dans votre vie professionnelle.

 

7. Formule d’extension vers le haut/bas
Utiliser la croix d’Excel pour étendre les formules La beauté d’Excel est sa facilité d’extension. Si la formule est correcte une fois, Excel produira le bon calcul un million de fois. La croix + est très pratique. En double-cliquant dessus, vous pouvez faire descendre la formule jusqu’en bas si vous avez des données continues. Parfois, un copier-coller (soit un collage normal, soit un collage de formules) est plus rapide.

 

8. Remplissage Flash
Avantages de l’utilisation de Flash Fill dans ExcelExcel a développé un esprit qui lui est propre en 2013. Supposons que vous ayez deux colonnes de noms et que vous deviez construire des adresses électroniques à partir de tous ces noms. Il suffit de le faire pour la première ligne et Excel comprendra ce que vous voulez dire et le fera pour le reste. Avant 2013, cela était possible mais reposait sur une combinaison de fonctions (FIND, LEFT, &, etc.). Maintenant, c’est beaucoup plus rapide et cela impressionnera les gens. Si la fonction Flash Fill est activée (Options de fichier avancées), elle devrait commencer à fonctionner dès que vous tapez. Vous pouvez aussi l’activer manuellement en cliquant sur Data > Flash Fill, ou en appuyant sur Ctrl E.

 

9. INDEX-MATCH
Il s’agit de l’une des combinaisons les plus puissantes des fonctions Excel. Vous pouvez l’utiliser pour rechercher une valeur dans un grand tableau de données et renvoyer une valeur correspondante dans ce tableau. Imaginons que votre entreprise compte 10 000 employés et qu’elle dispose d’une feuille de calcul contenant tous ces employés, ainsi que de nombreuses informations les concernant, comme le salaire, la date d’entrée en fonction, le supérieur hiérarchique, etc. Mais vous avez une équipe de 20 personnes et vous ne vous intéressez qu’à elles. INDEX-MATCH recherchera les valeurs des membres de votre équipe (qui doivent être uniques, comme l’adresse électronique ou le numéro d’employé) dans cette table et renverra les informations souhaitées pour votre équipe. Cela vaut la peine de se familiariser avec cette méthode, car elle est plus flexible et donc plus puissante que les VLOOKUP.

 

10. Filtres
Explorez rapidement les données d’un tableau. Le filtrage permet de masquer les données qui ne présentent pas d’intérêt. Habituellement, vous recherchez une valeur (par exemple, Voitures bleues) et les filtres la font apparaître et masquent le reste. Mais dans les versions plus modernes d’Excel, vous pouvez maintenant aussi filtrer sur des valeurs numériques (par exemple, est supérieur à, 10% supérieur, etc.) et sur la couleur des cellules. Le filtrage devient plus puissant lorsque vous devez filtrer plus d’une colonne en combinaison, par exemple les couleurs et les véhicules pour trouver votre voiture bleue. Le raccourci est Alt D F F (plus facile qu’il n’y paraît – essayez). La mise en forme conditionnelle et le tri ont des objectifs connexes. Le tri implique de réorganiser votre feuille de calcul, ce qui est intrusif et peut ne pas être souhaitable. Le formatage conditionnel permet de visualiser les données. Le filtrage est rapide et efficace. Choisissez bien.